Handelsbetingelser WeDoEvents

Handelsbetingelser B2B

1. Parter og anvendelse

Disse handelsbetingelser gælder for alle teambuilding-aktiviteter, firmaevents, workshops og relaterede ydelser leveret af WeDoEvents. Aftalen indgås mellem WeDoEvents (leverandør) og kunden (virksomheden/organisationen).

2. Tilbud og aftaleindgåelse

• Alle tilbud fra WeDoEvents er uforpligtende, medmindre andet er angivet.
• En bindende aftale er først indgået, når kunden skriftligt har accepteret tilbuddet (fx via e-mail), og WeDoEvents har bekræftet dette.
• Eventuelle ændringer eller tillæg til aftalen skal aftales skriftligt.
  
  

3. Priser og ydelser

• Alle priser er angivet ekskl. moms, medmindre andet er tydeligt angivet.
• Deltagerpriser på hjemmesiden er vist uden omkostning til forberedelse & logistik. Disse samt evt. ekstraomkostninger fremgår af det endelig tilbud fremsendt til kunden på mail.  
• Prisen dækker de ydelser, der er specificeret i tilbuddet, herunder planlægning, faciliteter, materialer, instruktører/facilitatorer samt forberedelse og logistik. 
• Ekstra ydelser, ændringer i programmet eller væsentlige ændringer i deltagerantal kan medføre tillægsbetaling.

4. Betaling

• Medmindre andet er skriftligt aftalt, faktureres det fulde beløb efter afholdelse af arrangementet.
• Betalingsfristen er 8 dage netto fra fakturadato.
• Ved samlede arrangementer over kr. 50.000 ekskl. moms samt i tilfælde, hvor WeDoEvents booker eksterne ydelser på kundens vegne (fx overnatning, transport, venues eller tredjepartsleverandører), forbeholder WeDoEvents sig retten til at kræve hel eller delvis forudbetaling.
• Ved for sen betaling forbeholder WeDoEvents sig retten til at opkræve renter i henhold til renteloven samt rykkergebyrer.
• Manglende rettidig betaling giver WeDoEvents ret til at tilbageholde levering af ydelser eller aflyse arrangementet uden ansvar.

5. Aflysning og ændringer fra kundens side

Aflysning

Ved aflysning – uanset årsag – gælder følgende betingelser, idet WeDoEvents reserverer ressourcer, personale og kapacitet eksklusivt til arrangementet:

• Mere end 30 dage før afholdelse: Aflysning uden beregning, dog kan allerede afholdte og ikke-refunderbare omkostninger faktureres.
• 30–15 dage før afholdelse: 50 % af den aftalte pris faktureres.
• 14–7 dage før afholdelse: 75 % af den aftalte pris faktureres.
• Mindre end 7 dage før afholdelse: 100 % af den aftalte pris faktureres.

Ændringer

• Endeligt deltagerantal fastlåses 14 dage før afholdelse og danner grundlag for fakturering, uanset faktisk fremmøde.
• Mindre justeringer kan efter aftale accepteres, men WeDoEvents kan ikke garantere prisreduktion.
• Væsentlige ændringer i indhold, varighed eller setup betragtes som en ændring af aftalen og kan medføre prisjustering eller afvisning.
  
  

6. Aflysning eller ændringer fra WeDoEvents’ side

WeDoEvents forbeholder sig retten til at ændre eller aflyse arrangementet ved force majeure eller forhold uden for WeDoEvents’ rimelige kontrol, herunder – men ikke begrænset til – sygdom, ulykke, leverandørsvigt, transportforhold, ekstreme vejrforhold, brand, strejke, lockout, myndighedspåbud eller andre uforudsete hændelser.

I sådanne tilfælde vil WeDoEvents, så vidt muligt og i dialog med kunden:

• tilbyde en alternativ dato,
• levere en tilsvarende aktivitet, eller
• kreditere allerede betalte beløb, fratrukket dokumenterede, afholdte og ikke-refunderbare omkostninger.

WeDoEvents kan ikke holdes ansvarlig for kundens eventuelle følgetab i sådanne situationer.

7. Kundens ansvar

• Kunden er ansvarlig for, at deltagerne er informerede om aktivitetens karakter og eventuelle fysiske eller mentale krav.
• Kunden skal sikre, at de valgte rammer/venues er egnede og lovlige, medmindre andet er aftalt.
• Kunden er ansvarlig for deltagernes opførsel under arrangementet.

8. Deltagernes ansvar og sikkerhed

• WeDoEvents aktiviteter er omfattet af virksomhedens erhvervsansvarsforsikring i relation til afholdelse af teambuilding. 
• Deltagelse i WeDoEvents’ aktiviteter sker på eget ansvar.
• WeDoEvents tilrettelægger aktiviteter med fokus på sikkerhed, men kan ikke holdes ansvarlig for skader opstået som følge af deltagernes egen uagtsomhed, helbredsmæssige forhold eller manglende efterlevelse af instruktioner.
• Kunden er ansvarlig for, at deltagerne er fysisk og psykisk egnede til at deltage i de valgte aktiviteter.
• WeDoEvents anbefaler, at deltagere forud for arrangementet informerer om relevante helbredsmæssige forhold, som kan have betydning for gennemførelsen.

9. Ansvarsbegrænsning

• WeDoEvents’ ansvar er begrænset til direkte tab og kan under ingen omstændigheder overstige den samlede pris for det pågældende arrangement.
• WeDoEvents kan ikke holdes ansvarlig for indirekte tab, herunder – men ikke begrænset til – driftstab, tabt avance, tabt goodwill eller andre følgeskader.
• WeDoEvents er ikke ansvarlig for forhold, der kan henføres til kundens egne dispositioner, deltagernes handlinger eller tredjepartsleverandører.

10. Immaterielle rettigheder

• Alt materiale, koncepter, øvelser og metoder anvendt af WeDoEvents forbliver WeDoEvents’ ejendom.
• Kunden må ikke videreformidle, kopiere eller anvende materialet uden skriftlig tilladelse.

11. Markedsføring og referencer

Medmindre andet er aftalt, forbeholder WeDoEvents sig retten til at anvende kundens navn og logo som reference på hjemmeside og markedsføringsmateriale.

• Alt materiale, koncepter, øvelser og metoder anvendt af WeDoEvents forbliver WeDoEvents’ ejendom.
• Kunden må ikke videreformidle, kopiere eller anvende materialet uden skriftlig tilladelse.

12. Fortrolighed

Begge parter forpligter sig til at behandle fortrolige oplysninger modtaget i forbindelse med samarbejdet fortroligt.

13. Databeskyttelse (GDPR)

WeDoEvents behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Personoplysninger anvendes udelukkende til gennemførelse af arrangementet og relateret administration.

14. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret. Eventuelle tvister, som ikke kan løses i mindelighed, afgøres ved de danske domstole med WeDoEvents’ hjemting som værneting.

Senest opdateret: 01.10.2024